日本生態学会では、年次大会で各種集会の提案、アブストラクトの提出、ポスターや講演の発表をされる方に、ガイドラインと締め切りを厳守していただくようお願いしています。締切後の追加・変更は一切受け付けません。発表日時の調整、著者リストや講演要旨の編集など、個別のご要望にもお応えできません。この理由を以下でご説明します。

会員のボランティア活動が充実した大会プログラムを支えていることをご理解ください

日本生態学会の年次大会は、ボランティアによって運営されています。オンライン業者によって準備されたプログラムを採用することが多くなったとはいえ、重要な部分はこれらのボランティアによって企画・実施されています。これは、プログラムの編成やシンポジウム、自由集会、その他のセッションの審査など、プロの生態学者でなければできない仕事が多いためです。ポスター賞や口頭発表賞の審査員を探すのも、公平性を確保するために専門家の見識が必要です。個々の特別な要望に応えるために、学会として彼らに余計な仕事を頼むわけにはいかないのです。大会プログラムを支えているのは会員のボランティア活動であり、会員の貢献がなければ大会参加費はもっと高くなってしまうでしょう。

大会参加登録プロセスはほぼ自動化されていますが、締め切り後のリクエストは手作業で処理しなければなりません。近年、年次大会には毎回2,000人以上が参加します。この規模の学術大会を運営するために、日本生態学会では登録・提出プロセスをオンライン化・自動化しています。個別の要望に応えることは、ボランティアに不当な負担がかかることを意味しており、最終的なプログラムに誤りが生じる可能性が高くなります。この規模の会議を開催している他の大きな学会と同様、個人の要望は受け付けておりません。

特定の個人の特別な事情に対応することは、他の参加者にとって不公平です。

病気、コンピュータの問題、共著者への義務、うっかりミス、あるいは過去1年間の懸命な研究活動など、さまざまな事情を訴えて追加登録や変更を要請するメールが毎年たくさん届きます。一見、たった一人のために特別な便宜を図ることは大した労力でないように思えるかもしれません。しかし、年次大会では1,300件以上の発表と2,000人以上の参加者を扱わなければならず、全体ではそうした要望はかなりの数なります。お断りのメールを送るだけでもかなりの時間を要します。

最も重要なのは、全員の要望を公平に受け入れるか否かを決定できないということです。シニアの教授であれ、中堅のベテランであれ、若い学生であれ、学会は誰に対しても公平でありたいと考えます。

早めに計画を立てれば、誰にとっても楽しい学会になります

そのため、私たちは期限を厳守する方針を貫いており、期限を過ぎてからの個別の要望には応じません。これは、私的な見解ではなく、学会としての公式な指針です。 トラブルを避けるためにも、早めに準備を始めてください。そうすれば、突然パソコンが壊れても慌てる必要はありません。

事前に綿密な計画を立てても、直前になって会議に出席できない不運な状況に遭遇することもあるかと思います。特に口頭発表セッションについては、プログラムに穴をあけないよう、ご尽力いただければ幸いです。しかし、他学会の学術大会と同様、発表にお越しにならなかった場合でも、登録料の払い戻しやプログラムの調整はいたしかねます。

会員ボランティアの皆様のご尽力により、持続可能で手頃な価格で年次大会を開催できるよう、年次大会の運営にご理解とご協力をお願いいたします。

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生態学会大会企画委員会・実行委員会