2017年10月17日

各種集会申し込みガイド

補足説明:シンポジウム・企画集会・自由集会・フォーラムの企画者・講演者の皆様へ

シンポジウム・企画集会・自由集会・フォーラムの企画・講演の申し込みは大会申込システムで10月31日までに行って頂く必要があります。企画者と講演者による登録が必要な場合があり、少々複雑ですので、カテゴリー別に流れを説明します。
なお、複数の会員で企画する場合、以下の「企画者」は筆頭企画者を指します。
また、共同企画者も含めたシンポジウムと企画集会の企画者は、集会内で講演や要旨を登録するコメントを行わない場合でも、講演者と同様の重複発表制限がありますのでご注意下さい。自由集会又はフォーラムの企画・講演のみ可能です。ただし、自由集会の企画を出された場合に、以下の理由により自由集会の開催をお断りする場合があります。
・自由集会の提案数が会場の収容可能数を上回る場合には、同一会員が重複して複数の集会(自由集会・企画集会)の企画者となっている自由集会を不採択とします。次に、シンポジウム企画者による自由集会を不採択とします。(大会案内2より)

シンポジウム

事前企画提案を行い、シンポジウム部会から採択の連絡を受けた企画に限ります。
1)講演者
・会員は会員ID、非会員は作成したログインID(申込システムで「非会員」を選んで先へ進む)を用いて大会申込システムにログインし、申込者情報を入力しておく。
・会員は会員ID、非会員はログインIDを企画者に知らせる。
2)企画者(筆頭企画者のみ)
以下の項目を入力して、各種集会申し込みを行う。
・集会タイトル・企画者(共同企画者がいる場合はその氏名・所属)・集会要旨(概要)
*「企画集会における非会員講演者」の欄は入力不要
・各講演タイトル・講演者氏名・所属・講演者のID
*予め講演タイトルについても打ち合わせが必要
*ここで登録する講演者は各講演の演者のみ(共著者については以下のステップで講演者が入力する)
*ここまでの情報がプログラムに載る(共同企画者の入力漏れに注意)
*この時点で講演者に、講演登録依頼([ESJ65] Speaker request(New))(自動メール)が送られる。
3)講演者
・講演登録依頼メールに従って、共著者全員の氏名と所属を入力する(講演タイトルは企画者が入力したもので変えられない)。
*ここでの入力内容が要旨集の著者欄に載る(共著者のもれに注意)
*この登録の締め切りも10月31日なので、企画者による集会の申し込みには余裕が必要
*この登録が終わらないと要旨登録ができない。要旨の締め切りは2月14日。
4)企画者・講演者ともに会員については懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きへ
5)招待講演者は参加費ゼロ円で懇親会申し込みと支払いだけできるようになっているので、そちらへ進む。招聘講演者については懇親会費無料なので、申し込み不要(うっかり払ってしまわないように注意)

企画集会

1)講演者
・会員は会員ID、非会員は作成したログインID(申込システムで「非会員」を選んで先へ進む)、を用いて大会申込システムにログインし、申込者情報を入力しておく。
・会員は会員ID、非会員はログインIDを企画者に知らせる。
2)企画者(筆頭企画者のみ)
以下の項目を入力して、各種集会申し込みを行う
・集会タイトル・企画者(共同企画者がいる場合はその氏名・所属も)・集会要旨(概要)・「企画集会における非会員講演者」の欄
・各講演タイトル・講演者氏名・所属・講演者のID
*予め講演タイトルについても打ち合わせが必要
*ここで登録する講演者は各講演の演者のみ(共著者については以下のステップで講演者が入力する)
*ここまでの情報がプログラムに載る(共同企画者の入力漏れに注意)。
*この時点で講演者に、講演登録依頼([ESJ65] Speaker request(New))(自動メール)が送られる。
3)講演者
・講演登録依頼メールに従って、共著者全員の氏名と所属を入力する(講演タイトルは企画者が入力したもので変えられない)。
*ここでの入力内容が要旨集の著者欄に載る(共著者のもれに注意)。
*この登録の締め切りも10月31日なので、企画者による集会の申し込みには余裕が必要
*この登録が終わらないと要旨登録ができない。要旨の締め切りは2月14日。
4)企画者・講演者は会員・非会員ともに懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きへ

自由集会

1)企画者(筆頭企画者のみ)が以下の項目を入力して、各種集会申し込みを行う。
・集会タイトル・企画者(共同企画者がいる場合はその氏名・所属)・集会要旨(概要)
*「企画集会における非会員講演者」の欄は入力不要
・各講演タイトル・講演者氏名・所属
*共著者も含めた講演者名と所属を入力
*ここまでの情報がプログラムに載る。
*各講演者による講演登録・要旨登録はなし
2)企画者は懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きへ
3)他で企画・講演する企画者・講演者は、そちらの申し込みを行う
4)他のイベントにも聴衆として参加する講演者は、会員・非会員ともに参加・懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きを行う。

フォーラム

予め各種委員会委員長から学会事務局に申し出のあったものに限ります。
1)企画者(筆頭企画者のみ)が以下の項目を入力して、各種集会申し込みを行う。
・集会タイトル・企画者(共同企画者がいる場合はその氏名・所属)・集会要旨(概要)
*「企画集会における非会員講演者」の欄は入力不要
・各講演タイトル・講演者氏名・所属
*講演者名は全員入力可能(共著者も)
*ここまでの情報がプログラムに載る。
*講演タイトルや講演者名が決まっていない場合は「未定」と入力できるが、そのままプログラムに載ってしまうので注意
*各講演者による講演登録・要旨登録はなし
2)企画者・会員講演者は懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きへ
3)他で企画・講演する企画者・会員講演者は、そちらの申し込みを行う
4)非会員講演者は登録・参加費不要(他のイベントに参加する場合も登録・参加費不要)。懇親会参加については企画者に連絡する。